Una comunicación equivocada puede hundir un negocio de inmediato

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La capacidad de comunicarse de forma efectiva con los superiores, colegas, personal y clientes, es fundamental en todos los aspectos, independientemente del proyecto de que se trate o de la industria donde se trabaje. En una era digital tan avanzada como la nuestra, resulta clave para la comunicación que todos sepan transmitir y recibir mensajes de forma efectiva, ya sea a través del teléfono, el correo electrónico o las redes sociales.

Habilidades de comunicación que aseguran el éxito

Una comunicación eficaz requiere tener la capacidad de expresar tus ideas y tus puntos de vista de una forma clara, confiable y concisa. Esto se debe hacer en el modo en que se habla, adaptando el contenido y el estilo al público, así como promoviendo una comunicación fluida.

La comunicación no verbal

La comunicación no solamente son palabras, nuestro lenguaje corporal, el contacto visual, además de los gestos que hacemos con las manos y el tono de todo el mensaje que se intenta transmitir, es un tipo de comunicación no verbal. Una postura relajada y un tono amable, nos hacen parecer accesibles y sin duda anima a los demás a hablar con nosotros abiertamente.

El contacto con los ojos es igualmente importante; mirar a la otra persona a los ojos demuestra que estamos enfocados en ella y en la conversación. Asimismo hay que poner atención a las señales no verbales de la otra persona mientras nos comunicamos ya que a menudo, estas señales nos trasmiten la forma en la que una persona realmente se siente.

Saber escuchar

Aunque parezca lo contrario, ser un buen oyente es una de las mejores maneras de convertirse en un excelente comunicador. No olvidemos que a nadie le gusta comunicarse con alguien quien únicamente se preocupa por sí mismo y no se toma el tiempo para escuchar lo que tiene que decir la otra persona. Si no aprendemos a ser buenos oyentes, difícilmente comprenderemos lo que se nos pide que hagamos.

Por ello es buena idea tomarse un tiempo para practicar la escucha activa que básicamente implica poner mucha atención a lo que otra persona está diciendo. Se deben hacer preguntas claras y reformular lo que la otra persona dice para garantizar la comprensión. Mediante la escucha activa, se puede entender de mejor forma lo que la otra persona intenta comunicar y en consecuencia es posible responder adecuadamente.

Amabilidad al comunicar el mensaje

Utilizando un tono amistoso, haciendo una pregunta personal o sencillamente sonriendo, animaremos a nuestro compañero a participar en una comunicación abierta y honesta con nosotros. Es muy importante proyectar amabilidad y cortesía en todas nuestras comunicaciones, tanto en la comunicación cara a cara como en la escrita. Lo ideal en este sentido es personalizar los mensajes de correo electrónico para los compañeros de trabajo e incluso para los clientes.

Comunicación clara y concisa

Para lograr una comunicación eficaz no hace falta decir muchas cosas, simplemente decir lo suficiente; no hablar poco o decir demasiado. La idea es tratar de transmitir el mensaje en tan pocas palabras como sea posible, expresar con claridad y de forma directa lo que queremos, ya sea que estemos hablando con alguien en persona, a través del teléfono o mediante un mensaje de correo electrónico.

Divagar al comunicarnos hará que nuestro oyente no este del todo seguro de lo que exactamente queremos. Por lo tanto es fundamental que pensamos en lo que queremos decir antes de comunicarlo; de esta manera evitamos hablar demasiado y confundir a la audiencia.

Transmitir confianza

La confianza es importante en todas las interacciones con los demás, pues asegura a nuestros oyentes que creemos en lo que estamos diciendo. Transmitir confianza puede ser algo tan básico como hacer contacto visual o utilizar un tono firme pero amable. En todo momento hay que evitar sonar arrogantes o agresivos, por lo tanto siempre trataremos de escuchar y empatizar con quienes conversamos.

Tener mente abierta

Otro aspecto fundamental para comunicarnos con éxito, tiene que ver con que debemos tener mente abierta al entrar en cualquier conversación. Es decir, debemos estar abiertos a escuchar y a entender el punto de vista de las otras personas, en lugar de solamente transmitir nuestro mensaje. Si mostramos disponibilidad al dialogo, incluso con personas con las que estamos en desacuerdo, conseguiremos tener conversaciones más honestas y productivas.

Tener empatía con los demás

Hablando precisamente de tener empatía con los demás, esto es algo muy importante, incluso cuando no estamos de acuerdo con el punto de vista de la otra persona. Es fundamental que entendamos y respetemos lo que nos dicen. Utilizar frases tan simples como “he pasado por lo mismo”, le demuestra a la otra persona que hemos estado escuchando y respetando sus puntos de vista.

Buscar siempre la retroalimentación

Tener la capacidad de dar y recibir una retroalimentación apropiada, es una habilidad de comunicación clave para el éxito. Desde los niveles más altos siempre se deben buscar formas de proporcionar continuamente una retroalimentación constructiva con los empleados. Permitir la retroalimentación también implica reconocer el esfuerzo ya que esto puede incrementar mucho la motivación.

El respecto absoluto

En cualquier proyecto que se trabaje sea de la índole que sea, las personas siempre se mostrarán más abiertas a comunicarse con nosotros si les trasmitimos respecto, no solo por su persona, sino también por sus ideas. Usar el nombre de una persona al hablar con ella, hacer contacto visual y escuchar activamente lo que dice, hará que nuestro oyente se sienta apreciado. Si la conversación se realiza a través del teléfono, es importante evitar cualquier tipo de distracciones y mantenernos enfocados en la conversación.

El respeto también hay que reflejarlo a través de otros medios de comunicación como el correo electrónico. Si enviamos un e-mail confuso, el destinatario pensará que no le respetamos lo suficiente como para tener una comunicación más abierta y cercana.

Escoger los canales adecuados de comunicación

Igualmente, una habilidad de comunicación importante es sencillamente saber qué tipo de comunicación utilizar. Por ejemplo, algunas conversaciones serias casi siempre son más adecuadas cuando se hacen en persona. Si no hay mucho tiempo para esto, lo mejor es transmitir el mensaje a través de otros canales de comunicación como el correo electrónico.

La comunicación en los negocios

La comunicación, además desempeña un papel fundamental en todas las facetas del negocio. Por ello es muy importante que además de la comunicación interna en la organización, así como las habilidades para comunicarse de los empleados, sean eficaces. La razón por la que una comunicación efectiva debe ser el foco de atención en tu negocio tiene que ver primero con que te ayuda a construir y mantener relaciones con socios y clientes.

Hay que entender que las relaciones se construyen y pueden ser mantenidas a través de encuentros positivos con otros. La comunicación entonces será la clave para este proceso, pero sin habilidades efectivas, será muy complicado construir y fomentar de forma adecuada relaciones productivas. No solo eso, cuando todos a nuestro alrededor se sienten cómodos al comunicar abiertamente nuevas ideas, la cooperación y la innovación alcanza niveles más altos. Si las personas involucradas en el proyecto no pueden transmitir sus ideas, como consecuencia de sus limitadas habilidades de comunicación, es posible que la idea al final no se aplique en su máximo potencial.

El objetivo de fomentar una comunicación abierta dentro de un proyecto o en un lugar de trabajo, es con la intención de que se tenga un equipo más cohesivo y efectivo. Una comunicación eficaz en todos los niveles, igualmente contribuye a impulsar la moral entre todos los involucrados. De esta manera, cuando nos sentimos bien informados de la dirección y la visión del proyecto, nos sentiremos más seguros de nuestro papel dentro del proyecto.

Una comunicación interna que se da regularmente, también puede conducir a una mejor ética de trabajo al recordarle a nuestros compañeros los logros y hacerlos sentir que se está trabajando hacia una meta en común. Y aunque suene muy grave decirlo, la ausencia de comunicación puede llevar al colapso no solo de un proyecto, sino de cualquier organización. Es decir, sin un marketing, ni comunicación interna ni externa adecuadas, la mayoría de las organizaciones simplemente luchan por sobrevivir.

La comunicación eficaz también puede elevar la productividad, además de ayudar a evitar demoras innecesarias durante la aplicación de políticas. Cuando se comunican regularmente, tanto a nivel interno como externo, las organizaciones se vuelven más transparentes. Este aspecto es fundamental cuando se quiere construir confianza de marca, confianza en los servicios y también cuando lo que se busca es crear confianza entre los empleados. Tanto en un proyecto, como en cualquier tipo de negocio, cuando se requieren decisiones difíciles, los líderes transparentes tendrán más facilidad para comunicar sus razones.

En el mundo de los negocios, una buena comunicación no solo es importante para el funcionamiento diario de la empresa, también lo es para las ventas y la rentabilidad. Si no se promueve una comunicación efectiva en todos los niveles, la estructura interna y externa de la organización puede enfrentarse a múltiples desafíos que en el peor escenario, podrían conducir a su desaparición.